Bilingual Field Office Admin/Office Coordinator - 419

Bilingual Field Office Administrator

Department: Field Staff

Job Status: Full Time

FLSA Status: Hourly Non-Exempt

Reports to: Site Manager

Work Schedule: Varies

Amount of Travel Required: 0-10%

Positions Supervised: None

POSITION SUMMARY

An office administrator in the field primarily assists the site manager with paperwork and reports.

ESSENTIAL FUNCTIONS

To perform the field office administrator job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily, with or without reasonable accommodation.

Provide support with the new hire process which includes, possible assistance with the hiring process. Site manager makes final decision

Process new hire paperwork (Must be completed at office), Handbook and handbook sign off, filling out I9's accurately and verifying ID's, e-verify- must follow guidelines of program, other miscellaneous new hire paperwork

Process of payroll to include but not limited to helping with salaried team member specials, all terminations, notes, leave of absences, transfers, comparing payroll totals, check sign-offs, vacation, raises, and reporting payroll information to corporate office.

Document disciplinary actions and terminations accurately and on time

Document injuries reported, assist in investigations and document appropriate medical paperwork

Run various types of reports for the site manager

Assist with distribution of benefit forms

POSITION QUALIFICATIONS

Competency Statement(s)

Accountability - Ability to accept responsibility and account for his/her actions.

Accuracy - Ability to perform work accurately and thoroughly.

Communication, Oral - Ability to communicate effectively with others using the spoken word.

Communication, Written - Ability to communicate in writing clearly and concisely.

Customer Oriented - Ability to take care of the customers' needs while following company procedures.

Detail Oriented - Ability to pay attention to the minute details of a project or task.

Goal Oriented - Ability to focus on a goal and obtain a pre-determined result.

Honesty / Integrity - Ability to be truthful and be seen as credible in the workplace.

Organized - Possessing the trait of being organized or following a systematic method of performing a task.

Problem Solving - Ability to find a solution for or to deal proactively with work-related problems.

Responsible - Ability to be held accountable or answerable for one's conduct.

Self Motivated - Ability to be internally inspired to perform a task to the best of one's ability using his or her own drive or initiative.

Tactful - Ability to show consideration for and maintain good relations with others.

SKILLS & ABILITIES

Education: High School Graduate or General Education Degree (GED)

Computer Skills: Must be Microsoft proficient in Office, Word, Excel and Outlook

Other Requirements: Understanding of the functions within the accounting system, the company structure (divisions, departments and plant locations) and the various general ledger accounts. Must be bilingual in English and Spanish.

Administrador de Oficina bilingüe en Campo

Departamento: Personal de campo

Estatus de Trabajo: Tiempo completo

Estatus FLSA: Por hora no exento

Reporta a: Gerente de sitio

Horario de trabajo: Varia

Cantidad de viaje requerido: 0-10%

Posiciones que supervisa: Ninguno

RESUMEN DE LA POSICION

Un administrador de oficina en el campo principalmente asiste al Gerente de Sitio con los documentos y los reportes.

FUNCIONES ESENCIALES/ LABORES DEL TRABAJO

Para realizar el trabajo de administrador de oficina en campo de manera satisfactoria el individuo debe ser capaz de realizar de manera adecuada las funciones esenciales, con o sin una acomodación razonable.

Brindar apoyo con el proceso de nuevos contratados lo cual incluye posible asistencia con el proceso de contratación. El Gerente de Sitio toma la decisión final.

Procesa los documentos de los nuevos contratados (Debe ser completado en la oficina), manual del empleado y hoja de firma del manual, completar formas I-9 de manera precisa, verificar identificaciones, E-verify siguiendo la guía del programa y otra documentación miscelánea de nuevos contratados.

Procesar nómina lo cual incluye pero no está limitado a ayudar con los especiales de los miembros del equipo salarial, todas las terminaciones, notas, licencias para ausentarse, transferencias, comparación de totales de nómina, revisar hojas de firmas, vacaciones, aumentos y reportes de información de nómina a la oficina corporativa.

Documentar acciones disciplinarias y terminaciones de manera precisa y a tiempo.

Documentar reportes de accidentes y asistir con investigaciones y documentos médicos.

Realizar diversos tipos de reportes para los Gerentes de Sitio.

Asistir con la distribución de formas de beneficios.

CUALIFICACIONES DE LA POSICIÓN

Resumen de competencias

Responsabilidad- Habilidad para aceptar responsabilidad y responder por sus acciones.

Precisión- Habilidad de realizar el trabajo de manera precisa y completa.

Comunicación oral- Habilidad para comunicarse efectivamente con otros utilizando la palabra verbal.

Comunicación escrita- Habilidad para comunicarse manera escrita clara y brevemente.

Orientación hacia el cliente- Habilidad de atender las necesidades del cliente mientras sigue los procedimientos de la compañía.

Detallista- Habilidad de poner atención a los detalles minúsculos de un proyecto o tarea.

Orientado a las metas- Habilidad de enfocarse en una meta y obtener resultados pre determinados.

Honestidad/ integridad- Habilidad de ser confiable y de ser visto como fiable en el lugar de trabajo.

Organizado- Poseer el rasgo de ser ordenado o de seguir un método sistemático al realizar una tarea.

Resolución de problemas-Habilidad de encontrar solución o de resolver de manera proactiva los problemas al interior del trabajo.

Responsable- Habilidad de ser sensato y de responder por su propia conducta.

Auto motivador- Habilidad de estar internamente inspirado a realizar una tarea de la mejor manera posible, utilizando su propia iniciativa.

Discreto- Habilidad de mostrar consideración y de mantener buenas relaciones con otros.

COMPETENCIAS Y HABILIDADES

Educación: Graduado de bachiller o diploma de educación general (GED).

Habilidades en computadores: Debe saber de Microsoft Office, Word, Excel y Outlook.

Otros requisitos: Entendimiento de las funciones dentro del sistema de contaduría, la estructura de la compañía (divisiones, departamentos y locaciones de las plantas) y la variedad general del registro de cuentas. Debe ser bilingüe en español e inglés.